如何写有效的项目管理邮件

a-l-o-t当运行一个成功的项目时涉及:经理和团队关系,无数需要完成的任务,预算,可交付成果等。

项目经理不能有糟糕的沟通技巧,尤其是在发送电子邮件时。

当项目经理发送拙劣的电子邮件时,可能会产生误解,使项目拖延数天。

当然,我们只是触及了表面。

拙劣的电子邮件会导致不团结、不必要的购买、经理和员工之间的摩擦等等。

为了避免这些不必要但令人沮丧的麻烦,我们将分享X个可靠的技巧,帮助你写有效的项目管理邮件。

1.使用一个看起来很专业的邮件签名

为了获得尊重,你需要表现得令人尊敬,“看起来”令人尊敬。

在虚拟环境中,“看起来”体面一点可以归结为一些简单而琐碎的事情,比如有一个看起来很专业的电子邮件签名。

仔细看一下在你公司工作的人的邮件签名,你会发现大多数高管都有看起来很专业的邮件签名。相比之下,那些没有管理职位的人则懒得去担任管理职位。

作为一个项目经理,你需要看起来尽可能的专业;因此,你需要添加一个惊人的电子邮件签名。

好消息是,只要有一个专业的电子邮件签名,就很容易让你的整个团队都加入进来。例如,有Office 365邮件签名管理工具它可以让你集中管理和同步公司的电子邮件签名。有了电子邮件签名管理工具,你可以通过API集成自动同步你的签名,而不是指导你的团队复制和粘贴电子邮件签名模板。

2.在第一行写上你最重要的一点

很有可能,你的队友正忙着完成他们的待办事项清单,并确保他们职责范围内的每一件事都非常干净。考虑到项目中涉及的变量,这并不容易做到。

这就是为什么在发送邮件的时候,在邮件的第一行加上你最重要的观点。

这会让你的电子邮件更有力,确保你最重要的信息被阅读而不是被忽略。

你应该做的最后一件事是在邮件中间添加信息的内容。你的团队可能会读到你的第一行,然后决定把你的整个信息放在一边,认为你的信息并不紧急。

3.写一个行动号召(CTA)

这一点至关重要。如果你没有在你的邮件中添加一个明确的行动号召,你就会让你的读者猜测他们接下来应该做什么。

尤其是当你指出邮件中关于收件人正在处理的项目部分的一些空白或问题时。这让他们感到困惑,不知道应该先处理哪个缺口。

即使你指出的是机会而不是问题,读者仍然不知道你想采取行动,除非你清楚地告诉他们你想让他们做什么。

添加CTA可以消除对读取器的任何猜测。这增加了清晰度,并让团队朝着同一个方向前进。

4.包括的要点

在邮件中添加要点可以提高邮件的可读性,组织信息,还能起到视觉突破的作用。这些要点可以使你的电子邮件信息易于理解。

把要点看作是一种总结。它可以让你以一种容易找到和理解的方式,一点一点地传达你的关键观点。

5.包括一个时间表

现在你有了一封看起来很专业的邮件,它组织有序,有要点,有明确的CTA,你需要添加一个时间轴,让收件人知道你的需求有多紧急。

想象一下,如果你的一个团队成员认为他们可能会把你的任务推迟几周,而他们本应该立即完成,这会给你的项目带来多大的问题。

假设您需要获得许可证或文档来启动项目的各个部分。你给你的一个经理发邮件去拿文件,但是他/她认为这个任务可以等待,并且不是一个优先级高的任务,因为整个项目因为文件还没有拿到而被搁置。

这样的情况可能会使项目延迟几周,甚至几个月。

6.用鼓励的话语

在一天结束的时候,你需要记住,当你发送电子邮件的时候,你是在和别人打交道。

这些人今天可能过得很艰难。他们可能经历了一次又一次的拒绝,或者他们甚至可能身体不适,但仍然选择工作以避免不必要的项目延迟。

你最不想听到的就是对这些人显得严厉或冷漠。

这不仅会打消他们的积极性。,但这很可能导致他们怨恨或反抗你。

另一方面,如果你通过在邮件中写一些鼓励的话来和他们谈论生活,你会激励他们,并培养你们与更有意义的事物的关系。

这个品种统一。

如果你想有效地运行一个项目,就不能低估团结的价值。

7.使用在线工具来提高电子邮件的质量

在在线应用程序的帮助下,你可以提高电子邮件的可读性,在把邮件发给你的团队之前发现语法错误(以及其他一些错误)。

语法例如,它在发现语法错误、拼写错误或改进你的想法的措辞方面非常出色。

海明威编辑器用于简化复杂的句子,让读者更容易理解你的信息。这款应用程序甚至会对你的文章的可读性进行评分,这样你就有了一个阅读容易程度的基准。

最重要的是,这些在线工具中有一些是免费的。

发送有效的项目管理邮件。

发送有效的项目管理邮件并不一定是一件难事。

仅仅通过使用指南中分享的技巧,你就可以大大改善你的电子邮件的书写方式。

这有助于你成为一个更好的沟通者,这对你的项目的成功是绝对必要的。

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