通过容量规划提高项目绩效

项目成功的定义是什么?

理想的情况是项目可交付成果满足客户的期望,并在时间和预算内完成。然而,这并不像听起来那么容易。项目经理需要一丝不苟地计划每一个细节,并跟踪每一个级别的表现来取得成功。

正如托马斯·爱迪生曾经说过的:好运是机遇与计划的结合。”

同样的道理也适用于项目管理景观。开始一个新项目(机会)只是成功了一半。只有当有详细的项目计划,并根据每个里程碑记录可交付成果时,它才会成功。然后项目经理需要在每个阶段跟踪他们,并在出现问题时采取纠正措施

项目的需求从利基能力到设备、材料、资产等等。为正确的项目分配正确的人力资源是至关重要的。毕竟,你的员工的能力和技能能公平地完成每项任务,并使你能够领导它取得成功。

容量规划帮助人们提前预测资源的短缺或过剩。它允许项目经理更好地准备未来的项目避免任何最后一刻的打嗝。通过适当的资源规划,项目可以成功交付。

现在让我们深入了解容量规划的概念及其在提高项目绩效方面的作用。

什么是容量规划,为什么它很重要?

预测能力和需求差距并实施正确的资源处理以弥补差距的综合过程称为资源能力规划。

它通过实时集中和收集有关资源可用性和利用的相关信息,增强了数据驱动的决策能力。这创建了透明度,并使管理人员能够随时了解企业范围内的资源度量。此外,对指标的准确预测使他们能够及时形成一个完全可靠的行动计划。所有这些优点使资源能力规划成为项目中一个现有的过程资源管理领域。

详细描述如下:

能力规划在项目管理中的意义是什么?

假设有一个新项目正在进行中,但是由于销售阶段缺乏可见性,您没有估计交付的资源需求。当项目开始时,您意识到您没有足够的工作人员,并且它阻碍了您的进程。在更糟糕的情况下,它将使项目停止。

容量规划为您解决了同样的问题。它通过预测资源能力和识别技能差距来调整销售和交付过程。一旦项目达到一定的可能结束阶段,则项目经理能够评估需求并启动资源请求过程。

资源管理器有足够的余地来衡量需求和容量的偏差,并在适当的时候对它们进行调整。勤奋的计划消除了最后一分钟的招聘/解雇成本,帮助你控制预算和时间线。

此外,产能规划通过提供足够的时间来培训测试资源或销售过剩产能,从而促进了有效的测试管理。总的来说,在当前动荡的市场中,容量规划是一种建立优化的劳动力和降低项目管理成本的强大技术。

以下是能力规划可以提升项目绩效的方法列表,

容量规划如何提高项目绩效的5种方法

1.降低项目资源成本

如前所述,容量规划提供了企业范围内的资源需求、它们的容量、角色、技能、成本、位置等属性的可见性。在预先得到项目需求的警告后,经理们获得了足够的交货期,以在正确的时间和成本获得正确的资源。

有了对员工的统一视图,他们还可以跨矩阵边界利用具有成本效益的全球资源来维护任何项目的财务健康。同时,提高预备资源和计划招聘的技能,可以最大限度地减少最后一分钟的招聘周期,从而大大降低成本。所有这些措施累积起来显著降低了项目资源成本。


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2.提前弥合技能差距

当项目正在进行时,管理人员可以提前获得对未来需求的概述。利用这些信息,他们可以评估现有的资源池、能力、进度和可用性。这将使他们了解资源是短缺还是过剩。如果资源过剩(产能超过需求),管理人员可以提出额外的管道项目,出售过剩产能,等等。

如果出现资源短缺,管理人员可以雇佣永久性人才、临时工人或承包商来弥补缺口。或者他们可以继续培训现有的资源。当实施了适当的度量时,管理人员可以提前填补技能差距,并在牢记客户期望的情况下确定项目的及时交付。

3.确保在任何时候都有足够的资源分配

通过项目任务、技能需求、资源时间表和概要的透明性,管理者可以将胜任的资源分配给相应的任务。使用容量规划解决方案,他们可以采用“最佳资源、最佳适合”的方法,而不是“第一可见、第一适合”的方法。

在获得执行项目的劳动力之后,下一步是了解资源计划及其可用性。如果一个资源被另一个项目预定,经理需要确保他们的分配不会导致过度使用。否则,资源可能会耗尽。同时,必须考虑到每个员工的专业水平。例如,一个经验不足的资源可能比一个经验丰富的资源花费更多的时间来完成任务。根据他们的熟练程度,管理者必须设计时间表。容量规划通过提供对单一平台上的资源分配、利用率和调度的概述,使这个过程变得轻而易举。

4.简化管道和交付过程

考虑到预测未来机会及其需求的能力,容量规划将管道和交付过程结合在一起。管道项目可以来自销售团队,也可以是满足公司战略目标的内部项目。例如,你要在两个月后完成一个市场营销项目。你需要三个内容作者,两个图形设计师,两个web开发人员,等等。在竞标项目之前,销售团队与交付团队讨论项目可行性。

交付团队的责任是确保他们有足够的能力和能力来承担这个新项目。它只能在一个健全的资源能力规划过程的帮助下得到保证,以确定去或不去的决定。它还有助于两个组织之间作出合乎逻辑和知情的决定,没有任何含糊不清之处。

积极的规划当交付团队为审批过程制定工作框架时,允许销售团队承担更多的项目。因此,产能规划在提高企业收入产生活动中也起着关键作用。

5.预测并提高员工的生产力

在管理项目时要考虑的最重要的因素之一是资源运行状况指数。如果你的资源正在耗尽,或者一个高技能的资源正在处理管理或普通的任务,或者一个技能不匹配的实例,这都可以归结为降低生产力。

容量规划可以帮助管理人员应对这一挑战。它可以为资源利用和可用性提供可操作的见解。如果资源正在进行非计费项目或管理工作,管理者可以将其动员到战略或计费工作中。它允许有效利用他们的专业知识,提高他们的生产力。类似地,如果资源被过度利用,管理人员可以部署正确的优化技术(资源均衡或平滑)来均衡工作负载。

结论提示

在了解容量规划对项目性能的影响之后,下面是一些最终的建议,可以帮助您简化流程:

  • 配备先进的产能规划和预测流程,以提高效率。
  • 对管道项目的资源需求保持预警,以提前填补需求缺口。
  • 在实施资源治疗之前,认真评估能力与需求差距报告。
  • 定期为在职员工组织内部或外部培训,以保障他们的未来。
  • 利用矩阵式组织结构,组建跨职能团队,减少招聘/解雇周期。

你采取了什么措施来优化你的员工?

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